El proceso administrativo y sus componentes,
planeación, organización, dirección y control, resultan de la mayor importancia
para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones. (Cruz, s.f.)
Es el proceso y resultado de
organizar una tarea simple o compleja teniendo en cuenta factores internos
y externos orientados a la obtención uno o varios objetivos.
1.1
Actividades importantes de la Planeación
·
Aclarar, amplificar y
determinar los objetivos.
·
·
Establecer las condiciones y
suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
·
Seleccionar y declarar las
tareas para lograr los objetivos.
·
Establecer un plan general
de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios. nuevos y mejores de
desempeñar el trabajo.
·
Establecer políticas,
procedimientos y métodos de desempeño.
·
Anticipar los posibles
problemas futuros.
·
Modificar los planes a la
luz de los resultados de control.
2.Organización
Es un conjunto de reglas, cargos,
comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro
de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar
todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.
Una
organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están
dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las
organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para
el cumplimiento de los propósitos
Eficacia:
una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada
individuo al logro de los objetivos de la empresa.
Eficiencia:
una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los
objetivos deseados con el mínimo coste posible.
3. Control
En la gestión de proyectos es conocer y tener
capacidad de anticipación, corrección y evaluación para identificar
desviaciones y mejorar la implantación. (Emilio
Sanz)
- Estilos
de dirección: afecta de forma directa a las relaciones sociales del equipo de
proyecto y un buen estilo de dirección es algo que requiere experiencia. Una
buena dirección es la que facilita-convence y una mala dirección es la que
impone.
- Establecer
herramientas de control: orientadas al control del coste, el plazo y
las acciones correctivas ante la identificación de desviaciones.
- Elaborar
informes del estado del proyecto: como se ha dicho en alguna ocasión en
entradas anteriores, sólo se puede gestionar lo que se conoce. Por lo tanto,
se deben establecer herramientas de información que permitan evaluar la
evolución y trasladar dicha información de forma sencilla a informes
regulares de seguimiento.
- Revisar
el programa de proyecto: toda la información de control debe permitir
comparar la EDT y el diagrama de Gantt actual con el de partida. La
programación y la planificación son actividades permanentes durante el
ciclo de vida de proyecto.
- Emitir cambios de órdenes: ante nuevos requerimientos, debe existir un procedimiento normalizado de gestión del cambio, cuyo impacto debe ser valorado y recogido en la meta, plazo y coste de proyecto
·
Establece
medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente
·
Se aplica a
todo: a las cosas, las personas y a los actos.
·
Determina y
analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se
vuelvan a presentar en el futuro.
·
Localiza a
los lectores responsables de la administración desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
·
Proporcionar
información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
·
Reduce los
costos y ahorra tiempo al evitar errores.
·
Su
aplicación incide directamente en la realización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa. (administracion
de proyectos)
4.
Dirección
Dentro de ella se encuentra la ejecución
de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión
para alcanzar las metas de la organización.
Es responsable de
asegurar que todos los integrantes del equipo conozcan su rol y saber
ejecutarlo, contar con los medios disponibles para hacerlo y con la información
necesaria para comprender el alcance y limitaciones de cada tarea y actividad
en la que intervendrán de forma activa.
·
Alta
Dirección: presidente y
directivos, desarrollan los planes a largo plazo de la empresa.
·
Dirección
intermedia: ejecutivos
(directores de fábricas o jefes de divisiones) que se ocupan de cuestiones
específicas para llevar a cabo los planes generales.
·
Dirección
operativa: supervisores,
asignan los trabajadores a las distintas tareas y supervisan y evalúan los
resultados diariamente.
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